DICEN PUNTO COM
Dicen por ahí que “el que no sabe es como el que no ve”. El primer paso para aumentar nuestra productividad es entonces saber qué es lo que uno necesita hacer. Recomiendan los expertos hacer una lista de tareas pendientes. A mí por lo general me sirven muchísimo. Para esto son útiles diferentes apps al igual que el tradicional papel y su compañero el lápiz.
Con lista en mano viene el segundo paso: priorizar. No podemos hacerlo todo. Tampoco es cierto que podemos hacer varias cosas simultáneamente—de hecho, se ha encontrado evidencia que indica que nuestra atención salta de una tarea a otra y que no hacemos varias al mismo tiempo. Cuando nosotros y nuestros equipos tenemos claro para dónde va la organización y nuestro rol en ella, es más fácil filtrar e ignorar el ruido. Al enfocarnos sólo en la música, podemos determinar más fácilmente qué es prioritario y, de ello, qué debemos hacer nosotros y qué se puede delegar.
Con las prioridades claras, viene entonces la acción. Para ser más productivos en la implementación, si se puede decidir cuándo hacer las tareas más complejas, se recomienda trabajarles en las mañanas. Allí el cerebro está en su mejor momento del día después del descanso largo de la noche. Hay también evidencia que sugiere que es importante tomar descansos a lo largo del día, desde “micro-descansos” (por ejemplo, un café de 5mins) hasta descansos más largos (tomar almuerzo y salir a caminar).
Pero Charlotte Fritz, de la Universidad Estatal de Portland, ha encontrado que no sólo la frecuencia y la duración del descanso son importantes sino que también lo es el tipo de actividad que se hace. En particular, los micro-descansos en los que hacemos actividades relacionadas con el trabajo, como aprender algo nuevo o conectar positivamente con nuestros colegas, tienen un mayor impacto en nuestra productividad y niveles de energía que aquellos que aquellos en lo que no hacemos actividades relacionadas con el trabajo. Sorprendente, pero cierto.
Todo bien y todos con algunas herramientas sencillas para tener un final de año más tranquilo.
Sin embargo, a veces sólo leer los emails que llegaron entre que apagamos el computador y lo volvimos a prender nos toma más de una hora—esto sin contar el tiempo que invertimos en escanear los chats “urgentes”. Y, sin chequear emails y chats, cómo hacerse una idea sobre qué se debe incluir en la lista de pendientes y qué dejar por fuera?
La verdad es que la mayoría del tiempo y para la mayoría de personas, ésta situación no es la norma. Y, en caso de que sí lo sea, es recomendable evaluar si es consecuencia de un tema organizacional o de hábitos inadecuados.
Si la causa es organizacional, puede valer la pena promover la evaluación de la distribución de cargas en el equipo, y su reasignación o la contratación de personas adicionales. Pero si los cambios no se ven y sentimos una ligera pero firme presión en el pecho, es importante recordar que las personas no estamos diseñadas para funcionar por períodos largos de tiempo, con un nivel de intensidad constantemente elevado y haciendo varias cosas a la vez. Adicionalmente, si bien puede que exista “una fila de gente peleándose por tener su puesto”, también es cierto que entrenar a una persona nueva toma tiempo y recursos, y por lo tanto, le resta productividad a las empresas. Finalmente, las ventajas competitivas sostenibles se cimientan sobre el bienestar de nuestros empleados, no sobre su continuo estrés.
Ahora miremos la otra cara de la moneda: los “hábitos inadecuados”. Cada vez más personas están conectadas durante largas jornadas al teléfono. La vida laboral se está extendiendo de los “horarios de oficina” a los “horarios de casa”. Después de oír el “clin” o el silbidito, estiramos la mano y chequeamos (a lo pavloviano) lo que obviamente no puede esperar hasta las 8am del día siguiente. Nos preguntamos entonces, a qué hora termino de hacer todas las cosas que listé cuando me están apareciendo nuevas tareas?
Bueno, pues la culpa no es toda de nuestros trabajos. Es también de nuestros hábitos. Para cambiarlos puede ayudar recordarnos (y a nuestros equipos) que los seres humanos no somos buenos haciendo varias cosas al tiempo. De hecho, académicos de la Universidad de Stanford han encontrado evidencia de que las personas que chequean el email mientras chatean, saltan de una página de internet a otra y tratan al mismo tiempo de escribir algo, tienen un menor grado de atención, memoria y capacidad para cambiar de tareas que las personas que hacen una cosa a la vez.
Entonces no está de sobra considerar seriamente lo innombrable: apagar el teléfono cuando llegan las “horas de casa”. Podría ser además un bonito regalo de Navidad para varias familias.
Separar algo de tiempo para decidir cambiar nuestros hábitos también es importante. Puede que hacer una lista de tareas, priorizarlas y luego actuar, les funcione a algunos. Y que otros tengan que complementar lo anterior con cortos descansos en la fase de “acción” (a lo técnica pomodoro o 90-5-90) y que, siguiendo las recomendaciones de Fritz, hagan algo relacionado con su trabajo.
Pero lo importante es encontrar formas que se acomoden a las preferencias y dinámicas de cada uno, y que nos permitan sacar el mayor provecho posible al tiempo que tenemos, para hacer lo que debemos hacer y para disfrutar lo que nos gusta hacer este fin de año y todo el año. Y, como siempre, Yala!
